Llegar a seleccionar al candidato o candidata ideal es como una carrera de fondo que puede alargarse semanas o meses. Cribado de cvs, entrevistas, pruebas, negociaciones, ofertas…
Una vez firmada la oferta, parece que lo más complicado está hecho. Pero todavía queda una fase crítica: la incorporación.
Entre el día que se firma la oferta y el día de incorporación hay un lapso de tiempo en el que la nueva incorporación puede hacerse un millón de preguntas e incluso llegar a dudar de su decisión.
El proceso de pre-onboarding cuida de la experiencia del candidato en esta fase.
Pero, ¿sabes cómo mejorar tu pre-onboarding? Aquí te dejamos varios ejemplos muy fáciles que te ayudarán a poderlo implementar en tu empresa.
¿Por qué desarrollar una estrategia de pre-onboarding?
Las ventajas de un buen onboarding seguro que ya las conoces. Entonces, ¿por qué deberías preocuparte por desarrollar un pre-onboarding?
Es sencillo.
Desde que el/la candidato/a recibe la oferta hasta que se incorpora pueden pasar semanas y ese tiempo puede hacerse muuuy largo.
No hay nada peor que sentir que se han olvidado de ti o tener dudas que no puedes consultar con nadie.
Gracias al pre-onboarding puedes reafirmar al candidato/a en su decisión de unirse a tu empresa.
Además, es una forma de demostrar que la compañía cuida de su gente desde el principio y de ir mostrando tu cultura a las nuevas incorporaciones.
5 Ideas muy sencillas para tu pre-onboarding
#1. Crea un mail de bienvenida personalizado
La comunicación es fundamental durante el pre-onboarding. Y para que la nueva incorporación no se sienta olvidada, lo más sencillo es preparar una serie de emails.
Según el puesto y el tiempo que pasa desde la oferta hasta la incorporación, la secuencia de emails puede ser más o menos larga. Los mensajes imprescindibles serían dos:
Email de bienvenida.
Email de recordatorio un par de días antes de la incorporación.
Aquí tienes algunas ideas que puedes incluir:
Un mensaje de bienvenida que realmente muestre tu cultura, aquí es el momento de mostrar la alegría que nos da que la persona se incorpore al equipo (puedes mandar desde un vídeo súper breve del equipo dando la bienvenida y felicitando, hasta un gif de bienvenida en el mail, lo que encaje con tu cultura de empresa)
La confirmación de la fecha de comienzo (no está de más repetirlo por si acaso) y condiciones de contratación (le tranquilizará poder tener por escrito cosas como el tipo de contrato, sueldo, horarios...).
Información sobre qué va a ocurrir hasta su incorporación (trámites burocráticos como envío de documentación o formación previa a la incorporación -si procede-, por ejemplo).
Un teléfono o email de contacto por si surge algún tema que resolver antes de la incorporación o por si tiene alguna duda y necesita contactar contigo.
Información sobre cómo será el primer día de trabajo (qué hará, con quién estará, cuáles son los objetivos del primer día... le ayudará a prepararse).
Datos prácticos: cómo llegar, por quién preguntar, aparcamiento, comida, servicios que haya cerca de la oficina, acceso… Toda la información que sea necesaria para que la persona se sienta a gusto y lo menos perdida posible.
2. Envía o entrega un kit de bienvenida
¿A quién no le gustan los regalos? 🎁
Hay empresas que hacen auténticas virguerías con sus KITS de bienvenida, pero incluso si es solo un pequeño detalle (una taza, un cuaderno, un ratón…), te recomendamos que lo hagas, ya que este pack de bienvenida hará que la nueva persona empiece a sentirse parte del equipo.
Puedes aprovechar y enviar una nota de parte del equipo escrita a mano, o algún detalle que tenga un significado especial para el equipo y que queráis compartir con la nueva incorporación.
Si además tu empresa tiene un hashtag propio, por ejemplo para los temas de talento, no te olvides de incluirlo también. Así facilitas que compartan una foto en redes sociales de este KIT.
3. Incluye fotos o videos en tu comunicación con ellos
Vamos con otra idea muy fácil de ejecutar que ya hemos mencionado de puntillas anteriormente y que te permite dar un toque mucho personal al proceso de onboarding.
Se trata de enviar una foto o video simpático en alguno de los emails que hemos comentado al principio. Por ejemplo:
Una foto de su puesto de trabajo, con todo listo para su incorporación.
Una foto del equipo con un mensaje de bienvenida.
Un tour en video por las instalaciones donde vayas presentándole muy rápido a la gente que se cruce en él (gente del equipo, compañeros de oficina, recepcionistas...)
Un mensaje de bienvenida en video por parte del manager.
Un vídeo del equipo dándole la enhorabuena y felicitándole por haber conseguido el puesto.
4. Programa un encuentro informal físico o a distancia
Una de las dudas más habituales cuando alguien empieza a un trabajo nuevo es cómo serán sus nuevos compañeros y si será fácil incorporarse a un equipo ya formado.
Para eso, nada mejor que un encuentro informal que permita a todo el mundo conocerse.
Lo mejor es buscar una ocasión fuera del trabajo, como un descanso para el café o una comida, a la que asistirán las personas que más van a trabajar con la nueva incorporación.
Si es muy difícil coordinar agendas, siempre se puede reducir el grupo. Elige a un par de personas que puedan ofrecer esa primera bienvenida y al mismo tiempo transmitir la cultura de la empresa.
Freshly es un gran ejemplo de cómo utilizar los encuentros cara a cara para aumentar el engagement de la nueva incorporación. Es parte de una estrategia de onboarding muy currada, que nos explicó Ari Blanch, Welcome Specialist en Freshly Cosmetics en esta Inbound Talent Talk:
5. Prepara una lista de preguntas frecuentes
Las preguntas frecuentes responden a las dudas más habituales que puede tener una persona en sus primeros días de trabajo.
Si envías esta información desde antes, la nueva persona tendrá tiempo de leerlas y ya tendrá desde el principio toda la información que necesita saber.
Seguro que habrá tiempo más adelante para comentar estos detalles, pero no está de más adelantar información sobre aspectos prácticos o la cultura de la empresa.